你雲端了沒

作者简介

　　雲端不只是工具，更是一種生活方式。　　它不僅可以提高工作效率和準確度，　　搭造密集的人際交流管道，　　更能在彈指之間，蒐羅來自全球的智慧和資訊，　　讓網海成為你的第二顆大腦。　　擺脫時間和空間的束縛，雲端即將改變你的世界。　　死守在辦公桌前挑燈夜戰，拼命三郎的工作方式早已落伍，即使出門在外也能優雅執行每一個工作細節，及時掌握各類訊息的遊牧族才是未來的主流。透過雲端，你將更能管理自己的工作、生活和思緒，成為最能迎合時代潮流的職場戰將。　　自從iphone與ipad風潮快速席捲全球之後，雲端技術無疑已成為全世界網路使用者共同關注的目標之一。以最快速度獲得最有效的資料、清楚管理千頭萬緒的龐雜資訊、將重要資料在最短的時間內傳送給對方、隨時隨地和客戶與訊息來源做緊密連結等，幾乎是每一個地球村的公民都必須熟悉的基本技能。　　相異於一般枯燥乏味的電腦書籍，本書從時下最盛行的遊牧工作形式出發，介紹各種免費、實用的雲端工具，包括可儲存大量檔案資料的dropbox、Sugarsync網路空間，可免費使用授權照片的「創用CC」，協助你進行專案管理與團隊溝通的Teambox等。此外，還要教你如何自製電子書、建立自己專屬的雲端圖書館、運用Gmail來安排行程、管理郵件，甚至是打造工作進度和人生計畫。　　Iphon的功能絕對不只是上facebook，ipad的功能也絕對不只是閱讀電子書。善用雲端工具，你將可以透過手上的ipad和iphone掌握全世界資訊，善用雲端工具，你將擁有更具彈性的多元生活方式。

书籍目录

前言第一章　資料HACK　雲端圖書館與索引閱讀術01把電腦資料搬到雲端02用文件掃描器將紙本書籍數位化03「自炊」電子書，建立自己的雲端圖書館04全文搜尋功能讓你的藏書化身「電子辭典」05掃描書籍的三個重點06在雲端尋找必讀書籍07增加資訊索引的「索引閱讀術」08過去的累積以專案名作為索引09用心智圖把腦內索引形象化10 iPad就是你的數位圖書館11將雜誌掃描起來做成提案素材集12需要高品質相片就用圖庫服務13在雲端統一管理相片第二章　資料收集HACK　運用代理人社群與資訊自我組織化14以推特收集即時資訊15使用主題標籤讓資訊組織化16將重要的網頁存成PDF檔17以Google閱讀器的雲端技術管理RSS18以Xmarks同步書籤與密碼19以Instapaper把資訊「暫存稍後再讀」20以Tumblr網誌「剪報」21雲端英文學習術22透過雲端到MIT留學第三章　行動辦公HACK　遊牧與移民的感覺23行動辦公模式讓你得以造訪專家、親臨現場24確保三種行動辦公室25電池問題用三號充電電池解決26只要有iPhone與藍芽鍵盤，就算回信內容很長也沒問題27以Gmail將備忘錄存在雲端28運用支援iPad的備忘工具──Evernote29以Awesome Note編輯Google文件30以Good Reader瀏覽文件31外出時的列印、傳真也在雲端解決32電子郵件當然也在雲端統一管理33用iPhone掃描紙本資料34用iPhone輸入聯絡資訊後儲存在雲端35以社群網站共享聯絡資訊36搭新幹線不要讓椅背向後傾37行動辦公者的紓壓方式38行動辦公者的公事包39趁工作空檔運動40尋找適合自己的城市41行動辦公者回饋公司的讀書會第四章　雲端時間HACK　雲端時間與生活日誌42以Google日曆向自己預約時間43在備忘錄欄位寫下「給未來的自己」44以Google日曆建構業務資料庫45結合待辦事項與電子郵件46讓收信匣歸零的工作術47過去的電子郵件就是範本48以foursquare記錄曾經去過的地方49立即見效的雲端減重50相片日誌愈陳愈香51以OhLife記錄私人日記第五章　雲端團隊HACK　管理工作流程與團隊合作52以Google日曆分享行事曆53以Dropbox將業務流程雲端化54讓雲端技術幫你管理舊檔案55以CC共享所有溝通56以推特分享所有即時情況57使用Skype召開小組會議58用以Google文件製作的會議記錄進行線上會議59在會議前製作會議記錄60只要更改瀏覽權限，交接也輕輕鬆鬆61以Teambox管理專案62舉辦公司外小組會議63結合流程管理的人事考核系統第六章　輸出HACK　輸出力與邁向「天才」的路64突破集體智慧極限的輸出力65讀取沉睡於潛意識空間的資訊66用推特即興創作67以想像力取代邏輯思考68讓雲端與大腦同步，創造豐富的潛意識空間69用心取代大腦來記憶的創意輸入術70記錄每30分鐘的成果71用私人寫作來訓練輸出72以ustream培養「即時智慧」73讓自己置身「客場」74輸出後用「編輯的眼光」重新整理第Ｘ章　雲端筆記本HACK　從點到線75用情節加深印象的筆記法76將臨時工作寫在筆記本上77用點與線來管理專案78小備忘錄是你的靈感來源

前言

　　自序　　小山龍介　　雲端技術造就全新辦公模式　　雲端──象徵「白雲」的全新技術日漸普及。透過雲端，資料開始產生連結，電腦開始產生連結，人與人也開始產生連結。就像孫悟空獲得筋斗雲般，工作的速度與規模都開始出現巨大的變化。　　其中之一就是工作即時化。一直以來，工作都會有時間差。資料的往來需要時間，像是修正資料，從委託對方修正到修正完成為止，一定要預留幾天的時間。但如果能利用雲端技術共享資料，就不需要那麼久的時間，快的話甚至只要幾十分鐘。也就是說，對於時間的感覺，已經從幾天被壓縮成幾十分鐘。　　於是，工作速度就會愈來愈快，構想陸續實現，靈光乍現想到的專案，隔天就可以成形。事實上，創投企業的專案都在很快的時間內就做出原型（prototype），並立即推出測試版（beta）。如今這個時代，全世界正以無法想像的速度在變化。　　除了速度，雲端還可以讓工作地點自由化。　　工作上的資料，在任何地方都可以透過小筆電、智慧型手機等裝置讀取。這樣子就能實現「行動辦公模式」，就算離開辦公室也可以辦公。以往需要回到公司才能處理的事，現在在咖啡館也可以完成，工作變得非常有效率。　　不只是效率提升，更重要的是還可以親臨現場獲得第一手資訊。透過不受辦公室束縛的工作方式，得以實現超越以往的「創意的田野調查」。　　為了取得最新資訊，一下子就飛到矽谷。打電話給同樣是行動辦公者的朋友，他人在上海，並寄來當地的情況。對方也有可能是在瑞士的小山城辦公，或是在德國的露天啤酒屋討論事情。這種情況不僅是發生在不同國家，也會發生在國內，大家想像一下在輕井澤的人與在沖繩的人合作一項專案，應該就能了解。根據行動辦公模式，這些都是有可能發生的情況。　　即時且不受地點限制的工作方式，雲端技術就像現代的筋斗雲。快，讓我們儘盡早將工作「雲端化」，體驗這個爽快的全新辦公模式吧。　　雲端技術造就可觀的「集體智慧」　　雲端技術也是增加技能與知識的基礎建設，譬如讓我們得以讀取龐大知識的維基百科（Wikipedia）。這個由熱心網友持續更新最新訊息的知識資料庫，不只能讓我們了解資訊，甚至同步、更新了我們的知識庫。雲端技術讓我們可以運用結合眾人知識的「集體智慧」。　　不會做菜沒關係，只要參考COOKPAD，就能搖身一變，成為會做好幾萬種料理的主廚。在面臨人生的抉擇時，可以到「發言小町」看看，說不定前輩們一針見血的意見對你很有幫助。進入維基百科，就彷彿打開一個龐大的知識寶庫。　　今後我們不再需要把知識背起來，懂得如何從集體智慧中搜尋所需資訊──也就是「整合知識」（meta knowledge）──更為重要。這也可以說是知識索引。　　在這本《你雲端了沒》中，我會介紹「知識索引」時代的全新閱讀方法──索引閱讀術，這個方法可以協助我們增加知識索引，是雲端時代的新閱讀術。還能讓一直沉睡在書架上的書發揮數倍的效用，是一種不需要把內容背起來，只需要把索引貼在書上的閱讀術。　　書籍電子化還帶來另一個好處，那就是藏書的電子辭典化。一旦藏書經過數位化、雲端化，全文搜尋功能就會讓所有的藏書像是一本電子辭典，想知道什麼就搜尋什麼。　　這是不管誰看到都會嚇一跳的技巧。試著用「雲端」這個關鍵字搜尋，就可以順利過濾出內容裡有「雲端」一詞的書籍，只要瀏覽這些內容，就能輕鬆收集資料。這是一種處理書籍的全新方式。　　透過這樣的方式搜尋，可以橫跨所有藏書，從中獲得想要了解的資訊。藉由雲端圖書館造就了全新的知識生產方法。　　迅速輸出讓你近乎「天才」　　既然我們可以將龐大的資訊輸入雲端，當然也可以從雲端輸出。我在寫這本書時做了一個實驗，那就是──超迅速寫作。藉由某項HACK，我的寫作速度是過去的三倍以上，結果所花費的時間短得驚人（實際花費時間請參考書中內容）。　　如果有所謂「天才的方法」，表示那不只是天才的專利，只要稍微改變一下觀念，無論誰都可以做到。而這個方法顛覆了以往的常識，絕大多數人都會因為不敢相信而沒有付諸行動。所以這一次，我用自己來做實驗。　　收集於雲端的集體智慧，並沒有辦法解決所有問題。比如說，我們不能用集體智慧來寫小說，也難以用集體智慧拿到諾貝爾獎。因此，雲端裡還是留有充分空間，讓個人知識得以發揮。　　所以我們更需要訓練自己的輸出力，我相信其他討論雲端技術的書籍，都沒有討論到這一點。　　雲端合作是全新的辦公趨勢　　討論雲端技術的時候，還有一項不能忘記的功能──合作。要讓個人知識得以展翅高飛，就必須借重團隊合作。　　以往公司內外的合作，很容易在物理面受到「大樓」這道圍牆的阻擋，但透過雲端技術，就可以輕鬆進行各項合作。這與公司內部網路的結構不同，只要註冊帳號、設定權限，誰都能成為團隊的一份子。這就是雲端合作。　　最近，許多優秀人才獨立開業，以公司外聘顧問的身分參與專案的情況愈來愈常見。丹尼爾．品克（Daniel H. Pink）將這種工作方式稱為「自由工作者」，據說美國每四個人裡，就有一個人選擇這種工作方式。　　在終身雇用制還是非常理所當然的時代，在一間公司工作到退休是最聰明的選擇，但現在的企業並無法提供這種保證，更何況企業本身是否能存在那麼久都無人能保證。在這樣的情況下，只為一間公司服務反而風險較高。因此，靠一己之力接下多家公司的專案，就成了充滿魅力的選擇。　　我目前也參加製造商、媒體公司等的專案，以小組成員的方式參與工作。自由工作者的好處在於工作範圍很廣，可以擁有在一間公司上班時所無法經歷的體驗。雲端技術愈是普及，這種工作方式也就愈容易實現。　　全新的雲端型領袖　　當雲端合作變得理所當然後，如何管理成員就是下一個重點。為了約束每個自由工作者，就必須擁有完全不同以往的領導能力。　　過去，在公司內部的團隊，只要以部長這個「立場」下達「命令」，團隊成員大致都會配合。因為職位包含了社會賦予的權限，而這個權限又與人事考核有直接關係。如果成員不想影響自己的考績，就一定要順從上級指示。　　然而，透過雲端合作的團隊沒有這樣的權限，每個人都是平等的，所以沒有辦法用命令強制其他人的行動。以權限為前提的領導能力並不適用於雲端型組織。　　此時我們不能用議論（discussion）跟對方講道理，而需要用對話（dialogue）來確認彼此的共識。此外，讓成員同步進行專案的即時溝通也很重要。　　這種新的領導能力今後會大大地影響專案小組的成果，要記得──不是用命令來推動工作，而是要用團隊成員的歸屬感。今後社會需要的，就是這種在沒有權限的情況下也能發揮領導能力的雲端型領袖。　　成為雲端時代的專家　　在沒有權限的情況下領導團隊成員，首重喚醒成員的動力，過去企業所採用的激勵管理方式如加薪、升遷等已不再適用。　　雲端時代的專家不會因公司提供升遷、加薪的機會而更有動力，因為那是一種外在動機，會讓自己變得必須仰賴他人鼓勵才有動力。　　取而代之的是自己的好奇心以及求知欲等內在動機。因為有趣、因為開心所以想要嘗試，這些興奮的心情就是雲端時代專家的動力所在。　　這些以內在動機為能量的專家還能夠帶動整個團隊，如蘋果電腦的賈伯斯在開發Mac的時候，也以一句「我想在宇宙中留下印記」來鼓舞整個團隊。雲端時代的專家必須擁有描繪出願景並傳達出去的能力。　　希望本書能夠拋磚引玉，促成今後更多符合雲端時代要求專家的出現。

内容概要

　　小山龍介　　Bloomconcept股份公司董事、共同經營負責人。　　立教大學管理研究所客座研究員，ISIS編輯學校教師，共營式教練。　　一九七五年生於日本福岡縣，畢業於日本京都大學文學院哲學美術史系。曾任職於大型廣告公司，取得美國全球雷鳥管理學院MBA學位。他以松竹株式會社製作人的身分，合作成立以歌舞伎為主要營業內容的新公司，其後與午堂登紀雄共同創立Bloomconcept公司。　　除了開發「祕技！筆記本」等新商品之外，也開發新事業。另一方面，也工作祕技為主題，進行演講、研討會以及企業研習講座等。主要的著作有《IDEA HACKS！創意工作祕技》、《TIME HACKS！時間管理祕技》、《整理祕技！》、《呆薪族也能變身富一代》、《iPhone 祕技！》、《文具祕技！》等書。　　賴庭筠　　政大日文系畢業，現為日文系助教，熱愛翻譯、撰稿等文字工作。　　堅信「人生在世，開心才是正途」，其他的，都寫在網誌裡了。

章节摘录

　　自序：雲端技術造就全新辦公模式雲端──象徵「白雲」的全新技術日漸普及。透過雲端，資料開始產生連結，電腦開始產生連結，人與人也開始產生連結。就像孫悟空獲得筋斗雲般，工作的速度與規模都開始出現巨大的變化。　　其中之一就是工作即時化。一直以來，工作都會有時間差。資料的往來需要時間，像是修正資料，從委託對方修正到修正完成為止，一定要預留幾天的時間。但如果能利用雲端技術共享資料，就不需要那麼久的時間，快的話甚至只要幾十分鐘。也就是說，對於時間的感覺，已經從幾天被壓縮成幾十分鐘。　　於是，工作速度就會愈來愈快，構想陸續實現，靈光乍現想到的專案，隔天就可以成形。事實上，創投企業的專案都在很快的時間內就做出原型（prototype），並立即推出測試版（beta）。如今這個時代，全世界正以無法想像的速度在變化。　　除了速度，雲端還可以讓工作地點自由化。　　工作上的資料，在任何地方都可以透過小筆電、智慧型手機等裝置讀取。這樣子就能實現「行動辦公模式」，就算離開辦公室也可以辦公。以往需要回到公司才能處理的事，現在在咖啡館也可以完成，工作變得非常有效率。　　不只是效率提升，更重要的是還可以親臨現場獲得第一手資訊。透過不受辦公室束縛的工作方式，得以實現超越以往的「創意的田野調查」。　　為了取得最新資訊，一下子就飛到矽谷。打電話給同樣是行動辦公者的朋友，他人在上海，並寄來當地的情況。對方也有可能是在瑞士的小山城辦公，或是在德國的露天啤酒屋討論事情。這種情況不僅是發生在不同國家，也會發生在國內，大家想像一下在輕井澤的人與在沖繩的人合作一項專案，應該就能了解。根據行動辦公模式，這些都是有可能發生的情況。　　即時且不受地點限制的工作方式，雲端技術就像現代的筋斗雲。快，讓我們儘盡早將工作「雲端化」，體驗這個爽快的全新辦公模式吧。　　雲端技術造就可觀的「集體智慧」　　雲端技術也是增加技能與知識的基礎建設，譬如讓我們得以讀取龐大知識的維基百科（Wikipedia）。這個由熱心網友持續更新最新訊息的知識資料庫，不只能讓我們了解資訊，甚至同步、更新了我們的知識庫。雲端技術讓我們可以運用結合眾人知識的「集體智慧」。　　不會做菜沒關係，只要參考COOKPAD，就能搖身一變，成為會做好幾萬種料理的主廚。在面臨人生的抉擇時，可以到「發言小町」看看，說不定前輩們一針見血的意見對你很有幫助。進入維基百科，就彷彿打開一個龐大的知識寶庫。　　今後我們不再需要把知識背起來，懂得如何從集體智慧中搜尋所需資訊──也就是「整合知識」（meta knowledge）──更為重要。這也可以說是知識索引。　　在這本《你雲端了沒》中，我會介紹「知識索引」時代的全新閱讀方法──索引閱讀術，這個方法可以協助我們增加知識索引，是雲端時代的新閱讀術。還能讓一直沉睡在書架上的書發揮數倍的效用，是一種不需要把內容背起來，只需要把索引貼在書上的閱讀術。　　書籍電子化還帶來另一個好處，那就是藏書的電子辭典化。一旦藏書經過數位化、雲端化，全文搜尋功能就會讓所有的藏書像是一本電子辭典，想知道什麼就搜尋什麼。　　這是不管誰看到都會嚇一跳的技巧。試著用「雲端」這個關鍵字搜尋，就可以順利過濾出內容裡有「雲端」一詞的書籍，只要瀏覽這些內容，就能輕鬆收集資料。這是一種處理書籍的全新方式。　　透過這樣的方式搜尋，可以橫跨所有藏書，從中獲得想要了解的資訊。藉由雲端圖書館造就了全新的知識生產方法。　　迅速輸出讓你近乎「天才」　　既然我們可以將龐大的資訊輸入雲端，當然也可以從雲端輸出。我在寫這本書時做了一個實驗，那就是──超迅速寫作。藉由某項HACK，我的寫作速度是過去的三倍以上，結果所花費的時間短得驚人（實際花費時間請參考書中內容）。　　如果有所謂「天才的方法」，表示那不只是天才的專利，只要稍微改變一下觀念，無論誰都可以做到。而這個方法顛覆了以往的常識，絕大多數人都會因為不敢相信而沒有付諸行動。所以這一次，我用自己來做實驗。　　收集於雲端的集體智慧，並沒有辦法解決所有問題。比如說，我們不能用集體智慧來寫小說，也難以用集體智慧拿到諾貝爾獎。因此，雲端裡還是留有充分空間，讓個人知識得以發揮。　　所以我們更需要訓練自己的輸出力，我相信其他討論雲端技術的書籍，都沒有討論到這一點。　　雲端合作是全新的辦公趨勢　　討論雲端技術的時候，還有一項不能忘記的功能──合作。要讓個人知識得以展翅高飛，就必須借重團隊合作。　　以往公司內外的合作，很容易在物理面受到「大樓」這道圍牆的阻擋，但透過雲端技術，就可以輕鬆進行各項合作。這與公司內部網路的結構不同，只要註冊帳號、設定權限，誰都能成為團隊的一份子。這就是雲端合作。　　最近，許多優秀人才獨立開業，以公司外聘顧問的身分參與專案的情況愈來愈常見。丹尼爾．品克（Daniel H. Pink）將這種工作方式稱為「自由工作者」，據說美國每四個人裡，就有一個人選擇這種工作方式。　　在終身雇用制還是非常理所當然的時代，在一間公司工作到退休是最聰明的選擇，但現在的企業並無法提供這種保證，更何況企業本身是否能存在那麼久都無人能保證。在這樣的情況下，只為一間公司服務反而風險較高。因此，靠一己之力接下多家公司的專案，就成了充滿魅力的選擇。　　我目前也參加製造商、媒體公司等的專案，以小組成員的方式參與工作。自由工作者的好處在於工作範圍很廣，可以擁有在一間公司上班時所無法經歷的體驗。雲端技術愈是普及，這種工作方式也就愈容易實現。　　全新的雲端型領袖　　當雲端合作變得理所當然後，如何管理成員就是下一個重點。為了約束每個自由工作者，就必須擁有完全不同以往的領導能力。　　過去，在公司內部的團隊，只要以部長這個「立場」下達「命令」，團隊成員大致都會配合。因為職位包含了社會賦予的權限，而這個權限又與人事考核有直接關係。如果成員不想影響自己的考績，就一定要順從上級指示。　　然而，透過雲端合作的團隊沒有這樣的權限，每個人都是平等的，所以沒有辦法用命令強制其他人的行動。以權限為前提的領導能力並不適用於雲端型組織。　　此時我們不能用議論（discussion）跟對方講道理，而需要用對話（dialogue）來確認彼此的共識。此外，讓成員同步進行專案的即時溝通也很重要。　　這種新的領導能力今後會大大地影響專案小組的成果，要記得──不是用命令來推動工作，而是要用團隊成員的歸屬感。今後社會需要的，就是這種在沒有權限的情況下也能發揮領導能力的雲端型領袖。　　成為雲端時代的專家　　在沒有權限的情況下領導團隊成員，首重喚醒成員的動力，過去企業所採用的激勵管理方式如加薪、升遷等已不再適用。　　雲端時代的專家不會因公司提供升遷、加薪的機會而更有動力，因為那是一種外在動機，會讓自己變得必須仰賴他人鼓勵才有動力。　　取而代之的是自己的好奇心以及求知欲等內在動機。因為有趣、因為開心所以想要嘗試，這些興奮的心情就是雲端時代專家的動力所在。　　這些以內在動機為能量的專家還能夠帶動整個團隊，如蘋果電腦的賈伯斯在開發Mac的時候，也以一句「我想在宇宙中留下印記」來鼓舞整個團隊。雲端時代的專家必須擁有描繪出願景並傳達出去的能力。　　希望本書能夠拋磚引玉，促成今後更多符合雲端時代要求專家的出現。

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